Boekhoud-apps voor een klein bedrijf (1)

Een half jaar ben ik nu bezig met mijn “startup” Fiducie. De administratie ervan begint langzamerhand serieuzer te worden. De afgelopen maanden hield ik mijn kosten en uitgaven bij in Excel, al jaren mijn beste virtuele vriend. Maar voor een zakelijke administratie is op lange termijn Excel niet echt een professionele oplossing. Excel kan veel en dat is ook meteen met probleem: om zeker te zijn dat alles klopt, moet je veel controles inbouwen. En dat terwijl er tegenwoordig talloze applicaties zijn ontwikkeld die het bijhouden van de geld- en documentenstromen makkelijk en zelf leuk maken.

Ik geef toe, ik ben administrateur, dus een zekere voorliefde voor geld- en documentenstromen is mij niet vreemd. Zelfs of juist als die in een kennelijke staat van chaos verkeren, vind ik het leuk om daar iets begrijpelijks van te maken (bijvoorbeeld in mijn Eerste Hulp bij Administratieve Chaos). Maar zover zou het niet moeten komen. Omdat ik ook van mensen om mij heen soms de vraag krijg, hoe zij makkelijk hun administratie kunnen doen, ging ik dus op zoek naar een leuke, mooie, simpele en goede boekhoud-“app”. Gerard Bottemanne inventariseert al jaren de markt van softwarepakketten en op zijn site vond ik een lijst met ruim 60 programma’s. Ik besloot er een aantal te selecteren en kort te testen met in mijn achterhoofd de volgende criteria:

• de app moet goedkoop zijn. Gratis hoeft niet, want in een professionele setting (en misschien wel altijd) mag voor kwaliteit en inzet een mooie prijs betaald worden. Betaling (in welke vorm dan ook) schept over en weer voorwaarden en houdt mensen scherp. Voor een oplossing die beter is dan Excel, heb ik in mijn startup wel 10 tot 15 euro per maand over. Ik stelde de bovengrens op 20 euro per maand.
• de app moet enige bekendheid bezitten. Dat is natuurlijk niet per se een kenmerk van kwaliteit, maar geeft wel aan dat gebruikers erover spreken, dat de app breder gebruikt wordt. Ook als de maker voor de “app” adverteert, duidt op een investering op lange termijn en dus op een serieuze inspanning en aanpak.
• de app moet online goed werken. Dat lijkt bijna een vanzelfsprekendheid in deze tijden, maar blijkt nog niet zo simpel. Programma’s die je niet rechtstreeks via een website of via een app op je telefoon kunt gebruiken, tellen niet mee in dit segment. Met ‘goed’ bedoel ik in dit geval ook ‘veilig’: idealiter zou de app een keurmerk moeten hebben.
• de abonnementsvorm moet flexibel zijn. Een starter wil niet meteen een langlopend contract tekenen, een jaar is eigenlijk al lang. Een starter wil zeker niet meteen betalen voor functionaliteiten die hij of zij misschien niet gaat gebruiken, dus er zouden verschillende niveaus mogelijk moeten zijn waartussen je ook weer kan switchen.
• voor de meeste starters moet de “app” simpel en begrijpelijk zijn, aansluiten bij de dagelijkse praktijk en weinig ingewikkelde termen bevatten. Maar ik persoonlijk moet er ook professioneel mee kunnen boekhouden: ik wil een eindbalans kunnen zien en een memoriaalboeking kunnen maken zonder al te veel kunst en vliegwerk.

Ik selecteerde voorlopig een handvol apps en testte er de afgelopen dagen drie: Reeleezee, e-Boekhouden.nl en Informer. Op mijn lijstje staan verder nog Snelstart, Moneymonk en Moneybird. Een aantal apps vielen af vanwege de prijs: King, Exact en Twinfield richten zich duidelijk niet op de beginnende zzp’er. Of vanwege het ontbreken van een online versie: veel van de programma’s gemaakt door – met alle respect – bijklussende administrateurs of IT’ers. Ik meen het “met alle respect”, want het getuigt van initiatief en doorzettingsvermogen om je eigen boekhoudprogramma te schrijven en zo werkend te krijgen dat ook anderen ermee kunnen werken. Maar het was niet waar ik naar op zoek was.

In de volgende aflevering de eerste resultaten – als je suggesties hebt voor boekhoud-apps die ook aan de criteria hierboven voldoen, laat maar horen!